Jak zrobić przelew w mechanizmie podzielonej płatności?

Mechanizm podzielonej płatności, znany jako split payment, funkcjonuje w polskim systemie podatkowym od 2018 roku. Choć sam przelew nie jest trudny do wykonania, wiele firm wciąż ma wątpliwości, jak prawidłowo go zrealizować. W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku, jak zrobić przelew w systemie split payment.

Czym jest mechanizm podzielonej płatności?

Mechanizm podzielonej płatności (MPP) wprowadzony został ustawą z dnia 15 grudnia 2017 r. i zaczął obowiązywać od 1 lipca 2018 r. Jego głównym celem jest uszczelnienie systemu VAT i ograniczenie wyłudzeń tego podatku. Split payment polega na rozdzieleniu kwoty brutto z faktury na dwie części: kwotę netto oraz kwotę VAT, które trafiają na dwa różne rachunki bankowe odbiorcy.

Kwota netto trafia na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy, natomiast kwota VAT zostaje automatycznie przekazana na jego rachunek VAT. Taki rachunek tworzony jest przez bank automatycznie dla każdego konta firmowego prowadzonego w PLN i jest prowadzony bez dodatkowych opłat. Przedsiębiorca nie musi znać numeru rachunku VAT kontrahenta – wystarczy wpisać jego podstawowy numer konta.

Mechanizm split payment ma na celu zwiększenie transparentności transakcji i zabezpieczenie budżetu państwa przed nadużyciami w rozliczaniu podatku VAT.

Kto może i kiedy musi stosować split payment?

Mechanizm podzielonej płatności mogą stosować wyłącznie podatnicy VAT, którzy dokonują płatności w polskich złotych. Split payment może być stosowany dobrowolnie bądź obowiązkowo – w zależności od rodzaju transakcji i wartości faktury.

Dobrowolne stosowanie MPP

Każdy przedsiębiorca będący podatnikiem VAT może zdecydować się na dobrowolne zastosowanie split payment. W tym przypadku decyduje nabywca towaru lub usługi. Może on opłacić jedną lub kilka faktur w systemie MPP, nawet jeśli nie ma takiego obowiązku. Wybór ten niesie za sobą pewne korzyści:

• brak odpowiedzialności solidarnej za VAT kontrahenta,
• ochrona przed sankcjami za zapłatę na niezgłoszony rachunek,
• możliwość zaliczenia płatności do kosztów podatkowych,
• przyspieszony zwrot podatku VAT (do 25 dni).

Obowiązkowe stosowanie MPP

Od 1 listopada 2019 r. split payment stał się obowiązkowy dla określonych transakcji. Dotyczy to faktur o wartości brutto przekraczającej 15 000 zł, zawierających przynajmniej jedną pozycję z załącznika nr 15 do ustawy o VAT. Dotyczy to m.in. elektroniki, paliw, usług budowlanych i metali.

Jeśli jesteś nabywcą towarów lub usług „wrażliwych”, musisz zapłacić za fakturę w MPP, nawet jeśli sprzedawca nie oznaczył jej odpowiednią adnotacją. Brak zastosowania split payment w takiej sytuacji może prowadzić do dotkliwych sankcji podatkowych.

Jak zrobić przelew w mechanizmie podzielonej płatności?

Przelew split payment wykonuje się z rachunku firmowego, z wykorzystaniem specjalnego narzędzia w bankowości elektronicznej – tzw. komunikatu przelewu. Taki przelew można wykonać wyłącznie w polskich złotych.

Jakie dane należy podać?

Komunikat przelewu zawiera kilka dodatkowych pól, których nie ma w standardowym przelewie. Aby poprawnie zrealizować płatność, należy uzupełnić:

• kwotę brutto z faktury,
• kwotę podatku VAT,
• numer faktury,
• NIP dostawcy.

Na podstawie tych danych bank automatycznie dzieli płatność: kwota netto pobierana jest z konta firmowego, a kwota VAT – z rachunku VAT. Jeśli na rachunku VAT nie ma środków, bank pobiera brakującą kwotę z rachunku firmowego.

Ważne zasady dotyczące przelewów MPP

Przy dokonywaniu przelewu w split payment należy pamiętać o kilku zasadach:

• jeden przelew split payment może dotyczyć tylko jednej faktury (lub jej części),
• numer rachunku odbiorcy musi być firmowym rachunkiem rozliczeniowym zgłoszonym na „białej liście” podatników VAT,
• rachunek VAT nie jest wpisywany na fakturze – zawsze wpisuje się numer konta firmowego,
• przelewy split payment nie działają z rachunków prywatnych (ROR) ani kart płatniczych.

Jak wykonać przelew zbiorczy w split payment?

Od 1 listopada 2019 r. przedsiębiorcy mogą korzystać z tzw. komunikatu przelewu zbiorczego. Pozwala on jednym przelewem opłacić kilka faktur od tego samego dostawcy, wystawionych w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż miesiąc kalendarzowy.

W takim przypadku zamiast numeru faktury w komunikacie przelewu wpisuje się okres rozliczeniowy, np. „01.03.2026–31.03.2026”. Kwota VAT oraz kwota brutto muszą być sumą wszystkich faktur objętych przelewem.

Co zrobić, gdy na rachunku VAT brakuje środków?

Jeżeli na rachunku VAT nie ma wystarczającej ilości środków, bank automatycznie pobierze brakującą część z rachunku firmowego. Warto jednak pamiętać, że środki na rachunku VAT pochodzą wyłącznie z płatności split payment od klientów, zwrotów VAT z urzędu skarbowego lub przelewów między własnymi rachunkami VAT.

Nie można samodzielnie przelać środków z konta firmowego na rachunek VAT. Jeśli środki na rachunku VAT nie są potrzebne do bieżących rozliczeń, można złożyć w urzędzie skarbowym wniosek o ich uwolnienie. Urząd ma 60 dni na wydanie decyzji.

Środki na rachunku VAT są własnością przedsiębiorcy, ale ich wykorzystanie jest ograniczone do określonych celów, m.in. zapłaty podatków i składek ZUS.

Jak zapłacić za fakturę korygującą w systemie split payment?

W przypadku otrzymania faktury korygującej do wcześniej opłaconej faktury w systemie MPP, możliwy jest zwrot środków (całości lub części) również w tym systemie. W komunikacie przelewu należy w miejscu NIP dostawcy wpisać NIP nabywcy, a w polu numeru faktury wpisać „korekta”.

Zwrot odbywa się w ten sam sposób, co standardowa płatność split payment, a bank automatycznie przesyła odpowiednie kwoty na konta firmowe i VAT nabywcy.

Jakie zobowiązania można opłacić z rachunku VAT?

Środki zgromadzone na rachunku VAT można wykorzystać do zapłaty różnych zobowiązań publicznoprawnych. Oto najważniejsze z nich:

• VAT należny do urzędu skarbowego,
• VAT z tytułu importu towarów,
• podatek dochodowy (PIT i CIT),
• składki ZUS i KRUS,
• podatek akcyzowy i przedpłaty akcyzowe,
• należności celne,
• opłaty związane z podatkiem cukrowym i od napojów alkoholowych,
• podatek od sprzedaży detalicznej,
• podatek od wydobycia kopalin.

Wszystkie te płatności można zrealizować bezpośrednio z rachunku VAT, ograniczając konieczność angażowania środków z konta firmowego.

Jakie są korzyści z korzystania ze split payment?

Choć mechanizm MPP może wydawać się skomplikowany, jego stosowanie przynosi wiele korzyści dla przedsiębiorców. Oto najważniejsze z nich:

• ochrona przed sankcjami VAT – brak dodatkowych zobowiązań podatkowych w razie nieprawidłowości kontrahenta,
• domniemanie dochowania należytej staranności, co ma znaczenie w razie kontroli skarbowej,
• brak karnych odsetek za zwłokę, jeśli większość faktur zapłacono w MPP,
• przyspieszony zwrot VAT – do 25 dni,
• ochrona przed egzekucją – środki na rachunku VAT są wolne od zajęć cywilnych (z wyjątkiem zobowiązań publicznoprawnych).

Warto pamiętać, że środki z rachunku VAT są traktowane preferencyjnie, a ich odpowiednie wykorzystanie może przełożyć się na realne oszczędności w firmie.

Co warto zapamietać?:

• Mechanizm podzielonej płatności (MPP) obowiązuje w Polsce od 1 lipca 2018 r., mając na celu uszczelnienie systemu VAT.
• Split payment jest obowiązkowy dla faktur powyżej 15 000 zł, zawierających towary z załącznika nr 15 do ustawy o VAT (np. elektronika, paliwa).
• Przelew w systemie MPP wymaga podania kwoty brutto, kwoty VAT, numeru faktury oraz NIP dostawcy.
• Środki z rachunku VAT można wykorzystać do opłaty zobowiązań publicznoprawnych, takich jak VAT, PIT, CIT i składki ZUS.
• Korzyści z korzystania ze split payment obejmują ochronę przed sankcjami VAT, przyspieszony zwrot VAT oraz brak karnych odsetek za zwłokę.