Komu przysługuje odprawa emerytalna? Warunki i wysokość

Planujesz zakończyć pracę i zastanawiasz się, komu przysługuje odprawa emerytalna? Chcesz wiedzieć, jakie warunki trzeba spełnić i jak oblicza się jej wysokość w różnych zawodach? Z tego artykułu dowiesz się, jak działają przepisy i na co warto zwrócić uwagę, żeby nie stracić pieniędzy.

Co to jest odprawa emerytalna i kiedy powstaje prawo do świadczenia?

Odprawa emerytalna to jednorazowe świadczenie pieniężne, które pracownik otrzymuje w momencie zakończenia kariery zawodowej i przejścia na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy. Obowiązek jej wypłaty wynika z art. 92¹ Kodeksu pracy i dotyczy każdego pracodawcy zatrudniającego pracowników, niezależnie od formy prawnej firmy czy jej wielkości. Mała firma rodzinna i duża korporacja stosują te same minimalne zasady.

Aby pracownik nabył prawo do odprawy, muszą być spełnione łącznie trzy warunki. Po pierwsze, musi nastąpić nabycie prawa do emerytury lub renty (np. osiągnięcie wieku 60/65 lat i spełnienie warunków ZUS). Po drugie, konieczne jest zakończenie stosunku pracy w związku z przejściem na to świadczenie, czyli odejście z pracy po to, żeby pobierać emeryturę lub rentę. Po trzecie, pracownik nie może wcześniej pobrać odprawy emerytalnej lub rentowej na podstawie tego przepisu.

Prawo do odprawy emerytalnej nie wynika z dobrej woli pracodawcy, ale z przepisów Kodeksu pracy – to ustawowy obowiązek w chwili rozwiązania umowy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę.

Komu przysługuje odprawa emerytalna?

Do odprawy uprawnione są osoby, które mają status pracownika, czyli są zatrudnione na podstawie stosunku pracy. W praktyce oznacza to, że odprawa należy się osobom zatrudnionym na: umowę o pracę, powołanie, mianowanie czy wybór. Forma nawiązania stosunku pracy nie ma znaczenia, liczy się sam fakt istnienia stosunku pracy w rozumieniu Kodeksu pracy.

Zupełnie inaczej traktowane są umowy cywilnoprawne. Osoba, która współpracuje na podstawie umowy zlecenia albo umowy o dzieło, nawet jeśli osiąga wiek emerytalny i kończy współpracę, nie ma prawa do odprawy emerytalnej od zleceniodawcy czy zamawiającego. Taka osoba nie jest pracownikiem, dlatego art. 92¹ Kodeksu pracy jej nie obejmuje.

Czy rodzaj umowy i wymiar etatu mają znaczenie?

Przepisy jasno wskazują, że na odprawę emerytalną mogą liczyć pracownicy zatrudnieni zarówno na czas nieokreślony, jak i na czas określony. Nie ma tutaj wymogu minimalnego stażu pracy u ostatniego pracodawcy ani długości zatrudnienia w ogóle. Można przepracować w danej firmie kilka miesięcy i po przejściu na emeryturę uzyskać takie samo prawo do odprawy jak osoba zatrudniona tam kilkanaście lat.

Nie ma również znaczenia wymiar etatu. Odprawa przysługuje pracownikom zatrudnionym na pełny etat i na część etatu – różnica polega tylko na wysokości wynagrodzenia, od którego liczy się świadczenie. Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu dostanie odprawę obliczoną od swojej półetatowej pensji, ale mechanizm pozostaje identyczny.

Jakie warunki trzeba spełnić, żeby dostać odprawę emerytalną?

Czy samo osiągnięcie wieku emerytalnego wystarcza, aby pojawiło się prawo do odprawy? Nie. Przepisy wyraźnie wiążą powstanie uprawnienia ze sposobem zakończenia stosunku pracy. Samo nabycie prawa do emerytury bez rozwiązania umowy nie uruchamia prawa do świadczenia.

Warunki wypłaty można sprowadzić do kilku prostych reguł. Pracownik musi w trakcie zatrudnienia nabyć prawo do emerytury lub renty. Stosunek pracy musi ustać w związku z przejściem na emeryturę lub rentę. A odprawa nie może zostać przyznana drugi raz, jeśli wcześniej została już wypłacona jako emerytalna lub rentowa.

Czy sposób rozwiązania umowy ma znaczenie?

Art. 92¹ Kodeksu pracy nie uzależnia prawa do odprawy od trybu rozwiązania umowy o pracę. Dlatego odprawa może przysługiwać zarówno, gdy umowa rozwiązywana jest za wypowiedzeniem z inicjatywy pracodawcy, za wypowiedzeniem z inicjatywy pracownika, jak i za porozumieniem stron. Istotne, by powodem odejścia było przejście na emeryturę lub rentę, a nie np. zmiana pracy na inną.

Bardziej złożona jest sytuacja przy rozwiązaniu umowy w trybie dyscyplinarnym. W uchwale z 28 czerwca 2017 r. (III PZP 1/17) Sąd Najwyższy wskazał, że ustawodawca nie wyłączył wprost prawa do odprawy w przypadku dyscyplinarki. Sąd pracy może jednak sięgnąć do art. 8 Kodeksu pracy i uznać, że żądanie wypłaty odprawy przez pracownika zwolnionego w rażąco nagannej sytuacji narusza zasady współżycia społecznego. Wtedy świadczenie nie zostanie przyznane.

Czy odprawę można dostać kilka razy?

Odprawa emerytalna ma charakter jednorazowy. Pracownik, który otrzymał ją już raz, nie może ponownie nabyć do niej prawa na podstawie art. 92¹ Kodeksu pracy. Dotyczy to również sytuacji, gdy po uzyskaniu odprawy pracownik podejmuje kolejne zatrudnienie i ponownie przechodzi na emeryturę lub rentę w związku z inną decyzją ZUS.

Podobna zasada obowiązuje przy odprawie rentowej. Jeśli ktoś w przeszłości dostał odprawę z tytułu przejścia na rentę z powodu niezdolności do pracy, to w chwili późniejszego przejścia na emeryturę nie nabędzie prawa do kolejnej odprawy emerytalnej. Z punktu widzenia przepisów to ciąg jednego procesu odchodzenia z rynku pracy.

Komu przysługuje wyższa odprawa emerytalna?

Art. 92¹ Kodeksu pracy wyznacza tylko minimum – jednomiesięczne wynagrodzenie. W wielu sektorach działają jednak przepisy szczególne lub zakładowe regulaminy, które podwyższają to świadczenie. Spotykają się tutaj dwa podejścia: ustawowe przywileje dla określonych grup oraz korzystniejsze ustalenia w układach zbiorowych i wewnętrznych regulaminach wynagradzania.

Do najczęściej wskazywanych grup zawodowych z wyższą odprawą należą nauczyciele, pracownicy samorządowi, część pracowników budżetówki, żołnierze oraz górnicy. W ich przypadku wysokość świadczenia ma bezpośredni związek ze stażem pracy.

Nauczyciele

W przypadku nauczycieli zasady ustala Karta Nauczyciela. Odprawa emerytalna jest tu wyraźnie wyższa niż w Kodeksie pracy, a jej wartość zależy od długości zatrudnienia. Wysokość liczy się od ostatnio pobieranego wynagrodzenia, z zastosowaniem reguł podobnych jak przy ekwiwalencie urlopowym.

W uproszczeniu wygląda to tak:

• staż pracy poniżej 20 lat – odprawa w wysokości dwumiesięcznego wynagrodzenia,
• staż pracy 20 lat i więcej – odprawa w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia,
• podstawę wyliczenia stanowią stałe i zmienne składniki płacy liczone według zasad jak do ekwiwalentu urlopowego,
• odprawa przysługuje także przy przejściu na nauczycielskie świadczenie kompensacyjne.

Dzięki temu nauczyciel z długim stażem, odchodząc z zawodu, może liczyć na świadczenie kilkukrotnie wyższe niż minimalne wskazane w Kodeksie pracy, co faktycznie łagodzi finansowo moment przejścia na emeryturę.

Pracownicy samorządowi

Drugą dużą grupą są pracownicy samorządowi, których sytuację reguluje ustawa o pracownikach samorządowych. Tutaj także wysokość odprawy rośnie wraz ze stażem. Ustawodawca wprowadził trzy progi, które odnoszą się do całości stażu pracy, a nie tylko lat spędzonych w jednym urzędzie.

Progi wyglądają następująco:

Przykładowo pracownik urzędu gminy, który ma 22 lata stażu, otrzyma jednorazowo świadczenie w wysokości sześciu swoich miesięcznych pensji. W praktyce mówimy o kwotach liczonych w dziesiątkach tysięcy złotych, co sprawia, że poprawne obliczenie odprawy ma duże znaczenie zarówno dla pracownika, jak i dla budżetu jednostki.

Inne grupy uprzywilejowane i nagroda jubileuszowa

Podwyższoną odprawę przewidują również przepisy dotyczące żołnierzy zawodowych, górników czy części pracowników budżetówki. W tych zawodach często pojawiają się też odrębne świadczenia, np. dodatki związane z długoletnią służbą, świadczenia kompensacyjne albo odprawy wynikające z przepisów branżowych. Wysokość może sięgać równowartości kilkumiesięcznych, a nawet kilkunastomiesięcznych zarobków.

Osobnym elementem jest nagroda jubileuszowa po 40 latach pracy, przyznawana w wielu zawodach, m.in. nauczycielom, pracownikom samorządowym, pracownikom budżetówki i górnikom. To odrębne świadczenie pieniężne, przysługujące niezależnie od odprawy emerytalnej. W efekcie osoba, która kończy 40-letnią karierę, może otrzymać zarówno odprawę, jak i nagrodę jubileuszową, co znacząco podnosi łączną kwotę wypłaty od pracodawcy.

Jak oblicza się wysokość odprawy emerytalnej?

Minimalną wysokość odprawy w sektorze prywatnym i w większości zawodów ustala Kodeks pracy – jest to co najmniej jednomiesięczne wynagrodzenie pracownika. Wynagrodzenie rozumie się tu tak samo jak przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, czyli jako sumę stałych i zmiennych składników wynagrodzenia w określonych okresach.

Do podstawy wlicza się między innymi wynagrodzenie zasadnicze, dodatki stałe (np. dodatek stażowy czy funkcyjny) oraz premie regulaminowe zależne od wyników. Nie wlicza się natomiast wielu świadczeń o charakterze uznaniowym i dodatkowym, takich jak nagrody z funduszu nagród, jednorazowe premie uznaniowe czy wynagrodzenia z umów cywilnoprawnych zawartych obok umowy o pracę.

Jakie składniki wynagrodzenia wchodzą do podstawy?

Przy wyliczaniu odprawy kadry posługują się zasadami z rozporządzenia o ekwiwalencie urlopowym. Chodzi o to, aby odzwierciedlić realne średnie miesięczne zarobki pracownika przed odejściem na emeryturę. W uproszczeniu wygląda to tak:

• stałe składniki wynagrodzenia przyjmuje się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do odprawy,
• zmienne składniki wypłacane za okresy nie dłuższe niż miesiąc liczy się jako średnią z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa,
• zmienne składniki za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premie kwartalne) liczy się jako średnią z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa,
• do podstawy nie wchodzi wynagrodzenie za umowy zlecenia lub o dzieło zawarte obok umowy o pracę, ani typowe nagrody uznaniowe.

Jeśli wynagrodzenie mocno się waha, pracodawca może sięgnąć po dłuższy okres referencyjny (12 miesięcy) także w przypadku części składników, aby średnia lepiej oddawała faktyczny poziom zarobków. Ułatwia to stosowanie programów kadrowo–płacowych, ale nadal konieczna jest poprawna interpretacja przepisów i właściwa identyfikacja składników płacy.

Przykład obliczenia odprawy

Wyobraźmy sobie pracownika prywatnej firmy, który odchodzi na emeryturę. W ostatnich trzech miesiącach jego wynagrodzenie brutto wyniosło 5800, 6200 i 5500 zł. W jego przypadku nie ma dodatkowych składników kwartalnych. Średnie miesięczne wynagrodzenie to 5833 zł brutto i dokładnie od tej kwoty nalicza się odprawę.

W przypadku nauczyciela ze stażem ponad 20 lat, którego średnia pensja wynosi 5600 zł brutto, zgodnie z Kartą Nauczyciela odprawa wyniesie trzykrotność tej kwoty, czyli 16 800 zł brutto. Z kolei pracownik samorządowy z ponad 20-letnim stażem i wynagrodzeniem 5000 zł otrzyma 30 000 zł brutto odprawy, ponieważ przysługuje mu równowartość sześciu miesięcznych pensji.

Odprawa emerytalna a podatki, ZUS i termin wypłaty

Od strony podatkowej i składkowej odprawa emerytalna ma szczególny status. Jest to przychód ze stosunku pracy, więc co do zasady podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Jednocześnie przepisy wyłączają ją z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, co sprawia, że kwota „na rękę” jest zwykle wyższa niż standardowa pensja brutto o tej samej wysokości.

Pracodawca odpowiada za obliczenie i pobranie zaliczki na podatek oraz za prawidłowe wykazanie odprawy w dokumentach płacowych. Jeśli błędnie naliczy świadczenie lub w ogóle go nie wypłaci, naraża się na roszczenia pracownicze i grzywnę od 1000 do 30 000 zł. Prawo pracy traktuje ten obowiązek bardzo serio.

Czy odprawa jest oskładkowana i opodatkowana?

Podstawowa zasada jest prosta. Od odprawy emerytalnej pracodawca nie odprowadza składek ZUS na ubezpieczenia emerytalne, rentowe ani zdrowotne. Świadczenie jest w całości wolne od składek, podobnie jak np. nagroda jubileuszowa. Dzięki temu kwota wypłacona pracownikowi jest pomniejszona jedynie o zaliczkę podatku dochodowego.

Sytuację zmienia ulga dla seniorów (0% PIT). Jeśli pracownik spełnia warunki do zastosowania tej preferencji, czyli nadal pracuje po osiągnięciu wieku emerytalnego i nie pobiera jeszcze świadczenia emerytalnego, może korzystać ze zwolnienia z podatku do kwoty 85 528 zł rocznie. Wtedy odprawa wypłacona przed rozpoczęciem pobierania emerytury może być wolna od PIT, co oznacza wypłatę świadczenia w pełnej kwocie brutto.

Kiedy należy wypłacić odprawę emerytalną?

Przepisy nie zawierają dokładnego kalendarzowego terminu, ale przyjmują, że prawo do odprawy powstaje w ostatnim dniu zatrudnienia. Z tego wynika wymóg, żeby wypłata świadczenia nastąpiła właśnie tego dnia, najpóźniej razem z innymi należnościami związanymi z rozwiązaniem umowy. Opóźnienie co prawda nie pozbawia pracownika prawa do pieniędzy, ale stanowi naruszenie obowiązków przez pracodawcę.

W praktyce zdarzają się sytuacje, w których – na prośbę pracownika lub z uwagi na cykl rozliczeń płacowych – odprawa wypłacana jest w najbliższym terminie płatności wynagrodzenia. Coraz częściej stosuje się też wypłatę w ratach, zwłaszcza przy wysokich kwotach. Taki sposób wypłaty można uznać za dopuszczalny, o ile nie narusza praw pracownika i zostanie uzgodniony z nim w jasny sposób.