Sprostowanie świadectwa pracy – jaki jest termin na złożenie wniosku?

Masz wątpliwości, ile czasu masz na reakcję, gdy w świadectwie pracy znajdziesz błąd? Z tego artykułu dowiesz się, jaki jest termin na złożenie wniosku o sprostowanie świadectwa pracy i co dzieje się, gdy go przekroczysz. Poznasz też praktyczne konsekwencje dla pracownika i pracodawcy.

Co to jest sprostowanie świadectwa pracy?

Świadectwo pracy to dokument, który zamyka każdy stosunek pracy oparty na umowie o pracę. Ma ogromne znaczenie dla twojej historii zatrudnienia, uprawnień urlopowych, emerytalnych i dla przyszłego pracodawcy. Gdy pojawi się w nim błąd, jedyną drogą jest wniosek o sprostowanie świadectwa pracy, a dopiero później – droga sądowa.

W świadectwie pracy wpisuje się między innymi tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy, okres zatrudnienia, wymiar etatu, wykorzystane urlopy, okresy choroby, służby wojskowej czy pracę w szczególnych warunkach. Nieprawidłowy zapis w punkcie 3 (tryb rozwiązania stosunku pracy) może utrudniać znalezienie nowej pracy albo obniżać wiarygodność kandydata na rynku.

Jakie błędy można poprawić?

Wniosek o sprostowanie może dotyczyć zarówno pomyłek „technicznych”, jak i sporów o ocenę prawną. Chodzi między innymi o takie sytuacje, gdy w świadectwie:

• została wpisana niewłaściwa data ustania stosunku pracy,
• błędnie określono rodzaj umowy lub wymiar czasu pracy,
• nieprawidłowo wskazano tryb rozwiązania umowy (np. „bez wypowiedzenia”, zamiast „za wypowiedzeniem”),
• pomyłkowo wykazano urlopy, okresy zasiłkowe albo pracę w szczególnych warunkach.

W praktyce spory bardzo często dotyczą właśnie trybu ustania stosunku pracy. To on najsilniej przemawia do nowego pracodawcy, bo widzi, czy umowa skończyła się za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia, z winy pracownika czy w drodze porozumienia.

Jaki jest termin na złożenie wniosku o sprostowanie świadectwa pracy?

Kodeks pracy przewiduje 14 dni na złożenie wniosku o sprostowanie świadectwa pracy. Termin liczysz od dnia, w którym faktycznie odebrałeś dokument, a nie od daty jego wystawienia. Gdy odbierasz świadectwo osobiście w dniu rozwiązania umowy, bieg terminu zaczyna się właśnie wtedy.

Jeśli świadectwo zostało wysłane pocztą albo kurierem, za punkt wyjścia przyjmuje się dzień doręczenia przesyłki pod wskazany adres. To ten moment uruchamia bieg 14 dni, bo dopiero wtedy pracownik może realnie zapoznać się z treścią dokumentu i ocenić, czy ma zastrzeżenia.

Czy liczy się data nadania czy wpływu do pracodawcy?

W praktyce pojawia się pytanie: czy wystarczy nadać wniosek na poczcie w 14. dniu, czy musi on w tym czasie dotrzeć do pracodawcy? Spór ten bardzo dobrze widać w opisanej sprawie R.J. przeciwko spółce z o.o. z siedzibą w Szczecinie, która trafiła aż do Sądu Okręgowego.

Sąd Rejonowy uznał, że kluczowa jest data faktycznego dotarcia pisma do pracodawcy. Podkreślił, że wniosek o sprostowanie świadectwa pracy nie jest pismem procesowym, więc nie stosuje się do niego zasady z art. 165 § 2 k.p.c. (gdzie liczy się data nadania w placówce pocztowej). Z tego powodu przyjął, że samo nadanie pisma w terminie nie wystarczy, jeśli do pracodawcy dotrze ono później.

Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy nie jest pismem procesowym, więc co do zasady liczy się termin dotarcia do pracodawcy, a nie samego nadania – ten pogląd często podkreślają sądy rejonowe.

Sąd Okręgowy zwrócił jednak uwagę na coś innego. Skoro pracownik szybko po otrzymaniu świadectwa zareagował i nadał pismo, a termin jest bardzo krótki, można rozważać przywrócenie terminu na podstawie art. 265 k.p.. W efekcie ocenił, że istniały podstawy, aby nie czynić z ewentualnego jednodniowego opóźnienia bariery nie do przejścia.

Co, jeśli ostatni dzień terminu wypada w święto?

W przypadku terminów liczonych w dniach przepisy odsyłają do reguł z kodeksu cywilnego. Jeśli ostatni dzień wypada w dzień ustawowo wolny od pracy lub w niedzielę, termin przesuwa się na następny dzień roboczy. Sąd Rejonowy w przywołanej sprawie dokładnie tak liczył pierwotny termin dla pracownika: gdy 26 grudnia był drugim dniem świąt, a 27 grudnia niedzielą, ostatnim dniem terminu stał się poniedziałek.

W praktyce oznacza to, że zawsze warto sprawdzić kalendarz. Składanie wniosku ostatniego dnia nie jest dobrym pomysłem, ale jeśli tak się stanie i dzień wypada w święto, masz jeszcze jeden dzień „zapasowy” – roboczy.

Jak złożyć wniosek o sprostowanie świadectwa pracy?

Ustawodawca nie narzuca szczególnej formy wniosku. Dla celów dowodowych najlepiej złożyć go na piśmie – papierowo albo w formie elektronicznej, jeśli w firmie funkcjonuje taka komunikacja. Treść powinna być zwięzła, ale precyzyjna.

Pracownik powinien wskazać, jakie elementy są, jego zdaniem, niezgodne z prawdą lub z przepisami. Dobrze jest powołać konkretny punkt świadectwa pracy i opisać, jaka treść powinna się tam znaleźć. Ułatwia to pracodawcy ocenę wniosku i późniejsze rozstrzyganie sporu w sądzie.

Co musi zrobić pracodawca po otrzymaniu wniosku?

Po stronie pracodawcy pojawia się kolejny istotny termin. W ciągu 7 dni od otrzymania wniosku o sprostowanie musi on:

• albo wydać nowe, poprawione świadectwo pracy,
• albo odmówić sprostowania i pisemnie zawiadomić o tym pracownika.

Odmowa może być przekazana w formie papierowej lub elektronicznej, ale powinna jasno wskazywać, że pracodawca nie zgadza się na zmianę treści dokumentu. Od tej chwili biegnie kolejny termin – tym razem na wniesienie sprawy do sądu pracy.

Jaki jest termin na odwołanie do sądu pracy?

Jeżeli pracodawca odmówi sprostowania świadectwa pracy, pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem jego poprawienia. Ma na to 14 dni od dnia otrzymania odpowiedzi pracodawcy. Jest to drugi, równie ważny termin w całej procedurze.

Gdy pracodawca w ogóle nie odpowie na wniosek o sprostowanie, pracownik także może iść do sądu. W takiej sytuacji brak odpowiedzi traktuje się jak milczącą odmowę, a pracownik w pozwie opisuje, kiedy wniosek złożył i że nie otrzymał reakcji w ciągu 7 dni.

Czy można przywrócić termin na złożenie wniosku lub pozwu?

Jeżeli termin został przekroczony z przyczyn niezawinionych przez pracownika, w grę wchodzi art. 265 k.p.. Przepis ten pozwala sądowi przywrócić uchybiony termin do dokonania czynności, o których mowa m.in. w art. 97 k.p. – czyli także terminu związanego ze sprostowaniem świadectwa.

Sąd Najwyższy – w uchwale 7 sędziów z 14 marca 1986 r. (III PZP 8/86) – zaakceptował praktykę, w której samo wniesienie pozwu o sprostowanie po terminie traktuje się jako dorozumiany wniosek o przywrócenie terminu. Orzecznictwo (np. II PK 224/06, I PK 15/10) idzie w kierunku ochrony pracownika i łagodnego oceniania wymogów formalnych wniosku o przywrócenie terminu.

Jak spór o termin wygląda w praktyce – przykład sprawy R.J.?

Sprawa R.J. bardzo dobrze pokazuje, co może się wydarzyć, gdy strony różnie postrzegają bieg terminu i skutki jego przekroczenia. Pracownik rozwiązał umowę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy, powołując się na art. 55 § 1 k.p. W otrzymanym świadectwie pracy wskazano, że do rozwiązania doszło bez wypowiedzenia przez pracownika, z odwołaniem do art. 30 § 1 pkt 3 k.p. w zw. z art. 55 § 1¹ k.p.

Pracownik uznał, że na mocy art. 55 § 3 k.p. w świadectwie powinno się znaleźć sformułowanie, iż stosunek pracy rozwiązał się „za wypowiedzeniem przez pracodawcę”. Złożył wniosek o sprostowanie, a po odmowie – pozew do sądu. Spór ogniskował się wokół dwóch kwestii: czy zachował termin do złożenia wniosku i czy art. 55 § 3 k.p. wpływa na treść świadectwa pracy.

Jak na termin patrzyły sądy?

Sąd Rejonowy przyjął, że siedmiodniowy termin (wówczas obowiązujący) nie został zachowany, bo brak było czytelnego dowodu wpływu wniosku do pracodawcy w odpowiednim dniu. Wykluczył stosowanie zasady, że wystarczy nadanie pisma na poczcie, i uznał, że liczy się chwila, w której pracodawca mógł zapoznać się z treścią wniosku. Skoro dowodu na to brak, powództwo oddalono.

Sąd Okręgowy spojrzał inaczej: zauważył, że pracodawca ani w toku korespondencji przedprocesowej, ani w pierwszych pismach procesowych nie kwestionował zachowania terminu. Dopiero po zwróceniu przez sąd uwagi na ten problem pozwany zaczął podnosić zarzut spóźnienia. Sąd odwoławczy wskazał też, że w realiach sprawy należało rozważyć przywrócenie terminu z art. 265 k.p., bo pracownik podjął działania szybko, a ewentualne krótkie uchybienie nie wynikało z lekceważenia prawa.

Czy art. 55 § 3 k.p. zmienia treść świadectwa pracy?

Druga oś sporu dotyczyła tego, jak rozumieć fikcję prawną z art. 55 § 3 k.p. Przepis mówi, że rozwiązanie umowy przez pracownika bez wypowiedzenia z przyczyn określonych w § 1 i 1¹ „pociąga za sobą skutki, jakie przepisy prawa wiążą z rozwiązaniem umowy przez pracodawcę za wypowiedzeniem”.

Sąd Okręgowy podkreślił, że chodzi tu o skutki materialnoprawne, takie jak określone uprawnienia pracownika, a nie o zmianę samego trybu rozwiązania stosunku pracy. Innymi słowy, pracownik nadal rozwiązuje umowę bez wypowiedzenia, tylko ustawodawca przyznaje mu takie uprawnienia, jak gdyby to pracodawca wypowiedział umowę.

W świadectwie pracy wpisuje się fakty – kto i w jakim trybie rozwiązał umowę – a nie konsekwencje prawne, jakie przepisy łączą z tym zdarzeniem.

Dlatego sąd uznał, że pracodawca prawidłowo wskazał w świadectwie rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia przez pracownika i nie ma podstaw, aby na gruncie art. 55 § 3 k.p. nakazywać wpisanie „wypowiedzenia przez pracodawcę”. Gdyby ustawodawca chciał zmienić sposób opisu w świadectwie, zrobiłby to wprost w art. 97 k.p. lub w rozporządzeniu w sprawie treści świadectwa pracy.

Jak uniknąć sporów o terminy i treść świadectwa pracy?

Spory takie jak w sprawie R.J. często wynikają z pośpiechu i braku precyzji po obu stronach. Da się ich uniknąć dzięki kilku prostym zasadom, które warto wprowadzić w każdej firmie.

Po stronie pracownika ważna jest szybka reakcja po otrzymaniu świadectwa. Po stronie pracodawcy – rzetelne wypełnianie dokumentu zgodnie z aktualnym wzorem rozporządzenia i jasne procedury odbioru pism.

Co może zrobić pracownik?

Jeżeli chcesz zminimalizować ryzyko sporów o terminy, dobrym rozwiązaniem jest zadbanie o formę i sposób nadania wniosku. W praktyce sprawdzają się w szczególności:

• złożenie wniosku osobiście w kadrach, z prośbą o potwierdzenie wpływu na kopii,
• wysłanie listem poleconym za potwierdzeniem nadania i odbioru,
• przekazanie wniosku pełnomocnikowi (np. adwokatowi), który zajmie się formalnościami,
• przesłanie wniosku także e-mailem, jeśli w firmie przyjmuje się taką korespondencję.

Taki sposób działania pozwala później wykazać, kiedy pismo trafiło do pracodawcy, i ogranicza pole do sporu co do daty wpływu. To szczególnie istotne tam, gdzie w dokumentacji znajdują się nieczytelne pieczęcie datownika albo brakuje kopert z datą nadania.

Jak zabezpieczyć się jako pracodawca?

Pracodawca może wiele zyskać na przejrzystej procedurze obiegu dokumentów. Warto, aby każda firma wdrożyła jasne zasady rejestracji wniosków i ich archiwizacji. Pomaga to zarówno w kontaktach z pracownikami, jak i w razie kontroli PIP czy sporu sądowego.

Dobrym rozwiązaniem jest także korzystanie z aktualnego wzoru świadectwa pracy i instrukcji stanowiącej załącznik do rozporządzenia z 11 maja 2023 r. Dokument ten dokładnie opisuje, jak wpisać tryb rozwiązania umowy o pracę, kto złożył oświadczenie oraz jaka podstawa prawna ma się pojawić przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia z art. 52, 53 czy 55 k.p.

Przykładowe poprawne oznaczenie trybu rozwiązania umowy

Żeby uniknąć sporów podobnych do sprawy R.J., przy rozwiązywaniu umowy przez pracownika bez wypowiedzenia z winy pracodawcy warto stosować rekomendowaną formułę. W praktyce świadectwo pracy powinno w takim wypadku zawierać zapis:

Dzięki takiej konstrukcji dokument wprost pokazuje, kto zakończył współpracę i w jakim trybie, a jednocześnie zachowuje wymaganą podstawę prawną. To minimalizuje ryzyko, że sąd uzna treść świadectwa za niezgodną z obowiązującymi wzorami.