Ajent kto to? Kim jest ajent i czym się zajmuje?

Planujesz przejąć sklep, stację paliw albo punkt usługowy, ale nie wiesz, czy lepsza będzie franczyza, czy ajencja. Z tego tekstu dowiesz się, kim jest ajent, jak działa i ile swobody ma w biznesie. Poznasz też realne plusy i minusy takiej współpracy z perspektywy zarówno sieci, jak i samego ajenta.

Kim jest ajent?

W polskim prawie i w języku potocznym ajent to przedsiębiorca, który prowadzi cudzą placówkę handlową lub usługową na własny rachunek, ale na podstawie umowy z większą firmą. Nie jest etatowym pracownikiem, tylko osobą prowadzącą działalność gospodarczą. Zarabia zwykle na prowizji lub udziale w wyniku punktu, którym zarządza.

Model ten dobrze widać na przykładzie sieci takich jak Żabka, Carrefour czy piekarnie Gorąco Polecam. Sklep, wyposażenie i towar należą do sieci. Ajent organizuje pracę, zatrudnia ludzi, pilnuje wyników i rozliczeń. Przejmuje więc codzienną odpowiedzialność za biznes, który formalnie ma jednego właściciela korporacyjnego.

Definicja ajenta w świetle prawa

Podstawą działania ajenta jest umowa agencyjna. Polski Kodeks cywilny opisuje ją w artykułach 758–764. Zgodnie z tymi przepisami ajent zobowiązuje się do stałego pośredniczenia przy zawieraniu umów albo do zawierania ich w imieniu zleceniodawcy. Robi to na określonym terytorium i w zamian za wynagrodzenie, najczęściej prowizyjne.

Ciekawostką jest prawo do wynagrodzenia także po zakończeniu współpracy. Jeśli transakcja doszła do skutku głównie dzięki wcześniejszym działaniom ajenta, to przepisy przyznają mu prawo do prowizji po rozwiązaniu umowy. Ma to duże znaczenie tam, gdzie cykl sprzedaży jest długi, na przykład przy produktach finansowych czy nieruchomościach.

Umowa agencyjna daje ajentowi status samodzielnego przedsiębiorcy, ale jednocześnie mocno wiąże go z interesem jednej firmy, którą reprezentuje na rynku.

Status ajenta a etat

Ajent nie jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Działa w relacji B2B, co oznacza, że sam płaci składki ZUS, podatki i organizuje własne zaplecze księgowe. Zleceniodawca nie ma wobec niego obowiązków typowych dla pracodawcy, takich jak urlop wypoczynkowy czy odprawy.

Dla wielu osób to duża zmiana w porównaniu z etatem. Z jednej strony pojawia się większa swoboda w układaniu grafiku czy budowaniu zespołu. Z drugiej strony brak gwarantowanego wynagrodzenia i konieczność opłacania kosztów firmy sprawiają, że ryzyko zarobkowe przesuwa się na ajenta. W sieciach handlowych można spotkać obie twarze tej sytuacji: jedni ajenci chwalą sobie wysoką niezależność, inni mówią otwarcie o trudnościach i długach.

Ajent w kulturze i języku

Słowo ajent handlowy ma w polskiej tradycji długą historię. Już w „Lalce” Bolesława Prusa pojawia się postać Szprota, opisywanego właśnie jako ajent. To kupiec pośredniczący w interesach, który dobrze rozumie relacje społeczne i mechanizmy rynku, choć bywa oceniany surowo przez Ignacego Rzeckiego.

Również dziś pojęcie ajenta kojarzy się najczęściej z handlem i pośrednictwem. W praktyce zakres ról jest jednak szerszy, bo ajent może prowadzić nie tylko sklep czy salonik prasowy, ale też stację paliw, piekarnię albo punkt usług telekomunikacyjnych.

Jakie obowiązki ma ajent na co dzień?

Czy praca ajenta to tylko stanie za ladą i dbanie o towar na półkach. Rzeczywistość jest zwykle dużo bogatsza. Ajent pełni jednocześnie funkcję kierownika sklepu, menedżera zespołu i partnera biznesowego sieci, która powierza mu lokal.

Sprzedaż i reprezentowanie firmy

Najbardziej widoczna część zadań to sprzedaż produktów lub usług w imieniu zleceniodawcy. Ajent prowadzi negocjacje, proponuje oferty, dba o standard obsługi klienta. W ubezpieczeniach analizuje potrzeby klienta i dopasowuje polisę. W finansach tłumaczy warunki kredytu czy lokaty. W handlu detalicznym dba o atrakcyjną ekspozycję, dostępność asortymentu i szybką obsługę.

Jednocześnie ajent reprezentuje markę na lokalnym rynku. Dla wielu klientów to właśnie on jest „twarzą” sieci. Sposób, w jaki reaguje na reklamacje, prowadzi rozmowy czy rozwiązuje problemy, przekłada się na wizerunek marki w danej okolicy. Sieci często kontrolują te obszary przez wizyty partnerów biznesowych, audyty czy „tajemniczych klientów”, jak opisują to niektórzy ajenci Żabki.

Organizacja pracy i dokumentacja

Poza sprzedażą pojawia się duża porcja zadań organizacyjnych. Ajent planuje grafiki, rekrutuje i szkoli pracowników, ustala zasady pracy w sklepie albo placówce. Marcin Pilarski, ajent Żabki w Warszawie, podkreślał, że stabilny zespół 11 osób udało mu się zbudować dopiero po kilku latach i po „przerobieniu” kilkudziesięciu niewłaściwych kandydatów. To pokazuje, jak trudne potrafi być zarządzanie personelem w handlu.

Drugi ważny obszar to dokumentacja i rozliczenia. Ajent przygotowuje raporty sprzedaży, kontroluje stany magazynowe, prowadzi inwentaryzacje. W sieciach detalicznych to właśnie brak regularnej inwentaryzacji bywa źródłem problemów. Towar znika, kradną go klienci albo pracownicy, a ajent dopiero po wielu miesiącach odkrywa dużą stratę. Rzetelne rozliczenia są więc istotne nie tylko dla sieci, ale przede wszystkim dla samego przedsiębiorcy.

Dobry obraz codziennej pracy daje lista zadań, z którymi ajent spotyka się w typowym dniu prowadzenia sklepu lub punktu usługowego:

• przyjęcie dostaw i sprawdzenie zgodności z zamówieniami,
• zaplanowanie pracy zespołu i bieżące reagowanie na braki kadrowe,
• analiza sprzedaży wybranych grup towarowych i korekta zamówień,
• kontrola czystości, ekspozycji towaru oraz oznaczeń cenowych,
• rozwiązywanie bieżących problemów klientów i pracowników,
• przygotowanie podstawowych raportów i kontakt z opiekunem ze strony sieci.

W sieciach, gdzie marża wynosi około 6–9 procent, jak opisywał to jeden z ajentów Żabki, każda pomyłka w zamówieniach, strata czy kradzież realnie uderza w wynik, który trafia do kieszeni przedsiębiorcy.

Czym różni się ajencja od franczyzy?

W języku potocznym pojęcia ajencja i franczyza często się mylą. W obu przypadkach prowadzisz punkt pod cudzą marką. Różni się natomiast konstrukcja prawna, zakres inwestycji i poziom ryzyka, które bierzesz na siebie jako przedsiębiorca.

Najważniejsze różnice

W franczyzie przedsiębiorca działa we własnym imieniu i na własny rachunek. Sam finansuje lokal, wyposażenie i towar. Płaci opłaty licencyjne, ale ma większą swobodę w zarządzaniu, choć oczywiście musi trzymać się standardów sieci. Zysk po pokryciu kosztów zostaje u franczyzobiorcy.

W ajencji lokal i towar zazwyczaj należą do sieci. Ajent prowadzi punkt na podstawie umowy ajencyjnej i umowy podnajmu. Nie płaci opłat licencyjnych, lecz rozlicza się z siecią z wyniku. Ryzyko inwestycyjne jest mniejsze, ponieważ nie musisz wykładać setek tysięcy złotych na start, ale swoboda działania też jest ograniczona, na przykład w zakresie asortymentu czy promocji.

Wybór między ajencją a franczyzą zależy od doświadczenia, apetytu na ryzyko oraz ilości kapitału, którym dysponujesz. Dla wielu osób ajencja jest pierwszym krokiem w stronę własnego biznesu, bo pozwala zdobyć doświadczenie w realnym sklepie czy punkcie usługowym bez konieczności inwestowania wszystkiego, co udało się odłożyć.

Jeśli chcesz ocenić, która forma będzie dla ciebie korzystniejsza, warto wypisać sobie kilka kryteriów i uczciwie odpowiedzieć na pytania:

• ile realnie pieniędzy możesz przeznaczyć na start, nie ryzykując życia rodzinnego,
• jak dobrze znasz branżę, w której chcesz działać,
• czy czujesz się pewnie w roli pracodawcy i osoby zarządzającej zespołem,
• jak dużej swobody w kształtowaniu oferty i promocji oczekujesz,
• czy jesteś gotów na kilka pierwszych miesięcy z niższymi dochodami.

W wielu sieciach ajent nie ponosi kosztów zatowarowania ani zakupu sprzętu. Z drugiej strony jego firma jest mocno „przywiązana” do jednego partnera biznesowego i do zasad narzuconych przez umowę.

W jakich branżach działa ajent i ile może zarobić?

Model agencyjny jest popularny wszędzie tam, gdzie potrzebne jest lokalne dotarcie do klienta i intensywna sprzedaż. Ajent z powodzeniem funkcjonuje w ubezpieczeniach, finansach, nieruchomościach, telekomunikacji oraz handlu detalicznym. W każdej z tych branż konstrukcja współpracy jest podobna, ale codzienność wygląda trochę inaczej.

Ubezpieczenia i finanse

W towarzystwach ubezpieczeniowych i instytucjach finansowych ajent sprzedaje polisy, kredyty, rachunki czy fundusze inwestycyjne. Działa jako lokalny przedstawiciel konkretnej marki. Spotyka się z klientami, diagnozuje ich potrzeby, prezentuje ofertę i pomaga w formalnościach.

Wynagrodzenie jest zwykle mocno powiązane z wynikami. Duża część dochodu to prowizja od sprzedaży, czasem uzupełniona o premię za realizację planu w danym okresie. Prawo do prowizji po rozwiązaniu umowy, o którym mowa w Kodeksie cywilnym, ma tu praktyczne znaczenie, bo proces decyzyjny klienta bywa długi.

Handel i sieci sklepów

W handlu detalicznym ajenci prowadzą między innymi sklepy spożywcze, piekarnie czy saloniki prasowe. Sieci takie jak Żabka, Carrefour czy Gorąco Polecam oddają im do zarządzania w pełni wyposażone i zatowarowane punkty. Sieć zapewnia marketing, dostawy i know-how, a ajent zajmuje się codziennym prowadzeniem sklepu.

Realne zarobki zależą od obrotu, kosztów pracy, lokalizacji i umowy. Piekarnia Gorąco Polecam informuje na przykład o gwarantowanym przychodzie od 18–19 tysięcy zł miesięcznie przy określonej liczbie dni otwarcia. Warto podkreślić, że przychód nie jest tym samym co dochód. Z przychodu trzeba pokryć pensje pracowników, składki i podatki ajenta oraz inne koszty prowadzenia działalności.

Inne branże agencyjne

Ajentów szukają również stacje paliw, na przykład Moya, oraz sieci saloników prasowych, jak Kolporter. W tych modelach sieć pozostaje głównym inwestorem, pokrywa koszty związane z lokalem, jego adaptacją i wyposażeniem. Ajent odpowiada za obsługę klienta, sprzedaż dodatkowych usług oraz prowadzenie dokumentacji.

Model agencyjny bywa też spotykany w nieruchomościach i telekomunikacji. Agent nieruchomości reprezentuje dewelopera albo właściciela lokalu, organizuje prezentacje i pośredniczy w transakcji. W telekomunikacji czy energetyce ajenci sprzedają umowy na abonament, internet lub dostawę prądu, często w imieniu kilku marek jednocześnie.

Jak zostać ajentem?

Osoba, która myśli o ajencji, najczęściej nie ma dużego kapitału, ale ma za to energię, gotowość do ciężkiej pracy i podstawowe rozeznanie w wybranej branży. To rozwiązanie chętnie wybierają byli menedżerowie korporacyjni, doświadczeni sprzedawcy, a także pracownicy sklepów, którzy chcą przejść „na swoje”, lecz jeszcze nie są gotowi na pełną franczyzę.

Pierwszy krok to znalezienie sieci, która szuka ajentów. Może to być market spożywczy, stacja paliw albo sieć piekarni. Kolejne etapy wyglądają podobnie w wielu firmach i można je streścić w kilku krokach:

1. kontakt z siecią i wypełnienie formularza zgłoszeniowego,
2. rozmowy rekrutacyjne oraz ocena doświadczenia kandydata,
3. sprawdzenie zdolności do prowadzenia działalności gospodarczej i sytuacji finansowej,
4. udział w szkoleniach teoretycznych oraz w sklepie treningowym lub punkcie pilotażowym,
5. założenie firmy i podpisanie umowy agencyjnej oraz umowy podnajmu lokalu,
6. przejęcie gotowego punktu i rozpoczęcie samodzielnego prowadzenia placówki.

Sieć sprawdza przy tym nie tylko formalne kwalifikacje, ale też nastawienie kandydata. Szuka osób zdyscyplinowanych, które rozumieją, że biznes wymaga kontroli kosztów, stałych inwentaryzacji i rozsądnego podejścia do zatrudnienia. Do obowiązków ajenta należy też zwykle zatrudnienie personelu, zawarcie umów ubezpieczenia nieruchomości, zapewnienie kas i drukarek fiskalnych oraz prowadzenie księgowości, często przez wskazaną firmę zewnętrzną.

Na koniec wiele osób zadaje sobie jedno pytanie: „Czy to się opłaca”. Odpowiedź zależy od lokalizacji, umowy, kompetencji i gotowości do codziennej, żmudnej pracy. Widać to dobrze na przykładzie ajentów Żabki. Część kończy z długami, inni prowadzą duże sklepy w Warszawie, obsługują około 2 tysięcy klientów dziennie i z czasem inwestują w kolejne biznesy, na przykład własne kawiarnie.