Archiwizowanie dokumentów przez firmę może być często traktowane ze zbyt małą uwagą. Uznaje się to za przykrą konieczność wymaganą prawnie i z tego powodu często dokumenty są przechowywane w mało efektywny sposób. Pomóc w tym może specjalistyczna firma, która oferuje archiwizowanie dokumentów w najbardziej profesjonalny i efektywny sposób. Jak wybrać taką firmę?
Firmy oferujące archiwizowanie dokumentów — gdzie je znajdziemy?
Najwięcej firm, których specjalnością jest porządkowanie i archiwizacja dokumentów z pewnością znajdziemy w sieci. Są one tam obecne z wielu powodów, a jednym z nich jest oczywiście postępująca cyfryzacja firm. Trend ten trafia nawet do archiwizacji, gdyż coraz częściej firmy przenoszą swoje archiwa do chmury lub na inne nośniki cyfrowe. Firmy zajmujące się archiwizacją na szczęście wiedzą o tym i oferują również archiwizowanie dokumentów na nośnikach cyfrowych.
Na co zwracać uwagę wybierając firmę od archiwizacji dokumentów?
Podobnie jak przy wyborze jakiegokolwiek usługodawcy tak, gdy mowa o firmach, których specjalnością jest archiwizowanie dokumentów rzeczą na której powinniśmy się skupić, są opinie. Informacje na temat współpracy z przedsiębiorstwami są powszechnie dostępne z pomocą internetu i nie powinniśmy mieć większych problemów z ich odnalezieniem.
Przeglądając opinie, warto zwrócić uwagę na to, jakie efekty przynosi archiwizacja dokumentów wykonana przez dane przedsiębiorstwo, czy też jak wygląda porządkowanie dokumentów. Zależeć nam powinno przede wszystkim na efektach pracy, ale też na czasie, w którym archiwizacja zostanie wykonana.
Nie można zapominać o tym, że jeśli interesuje nas cyfrowe archiwizowanie dokumentów, to trzeba sprawdzić, czy dana firma oferuje taką usługę. Obecnie znajduje się ona w znacznej większości ofert przedsiębiorstw specjalizujących się w archiwizacji, lecz mimo tego znajdziemy jeszcze takie, które zajmują się głównie tradycyjną archiwizacją.
Jak wygląda dobrze wykonana archiwizacja dokumentów?
Każda firma oczywiście posiada swój sposób pracy. Mimo tego można wszystko sprowadzić do kilku etapów, które są wykonywane przez każde z przedsiębiorstw oferujących archiwizowanie dokumentów. Cały proces zawsze rozpoczyna się oczywiście od segregowania dokumentów i przypisania im właściwych kategorii tak, by dokumenty można było następnie rozsądnie pogrupować.
Pogrupowane dokumenty należy następnie uporządkować. Porządkowanie dokumentów zawsze polega na ułożeniu ich chronologicznie, dzięki czemu, gdy będziemy potrzebować akt stworzonych szczególnego dnia, nie będzie problemów z ich odszukaniem.
Po uporządkowaniu dokumentów pozostaje jedynie odpowiednie ich umieszczenie w pojemnikach służących do przechowywania, a także właściwe oznaczenie akt wewnątrz pojemników, najlepiej z pomocą dat. Na sam koniec wykonywana jest ewidencja wszystkich służących do przechowywania pojemników. W trakcie archiwizacji wykonuje się jeszcze jedną czynność. Jest nią brakowanie dokumentów, czyli oddzielenie tych, które nie są już przydatne lub nie trzeba ich dalej przechowywać, a następnie ich zniszczenie.
