Świadectwo pracy to dokument potwierdzający przebieg zatrudnienia, a nie opinia o pracowniku. Zawiera między innymi okres i rodzaj pracy, wymiar etatu, zajmowane stanowiska, sposób ustania stosunku pracy oraz informacje o wykorzystanych uprawnieniach pracowniczych. Pracodawca co do zasady wydaje je w dniu rozwiązania albo wygaśnięcia umowy.
Czym jest świadectwo pracy?
Świadectwo pracy potwierdza fakty dotyczące zakończonego stosunku pracy. Pracodawca wydaje je obowiązkowo po zakończeniu każdej umowy o pracę, niezależnie od tego, czy była to umowa na czas określony, nieokreślony czy na okres próbny.
Dokument służy między innymi do ustalenia uprawnień u kolejnego pracodawcy, takich jak wymiar urlopu wypoczynkowego, a także okresów składkowych i nieskładkowych potrzebnych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty. Zasady jego sporządzania określają art. 97 i kolejne przepisy Kodeksu pracy oraz rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy.
W świadectwie nie wolno zamieszczać subiektywnych ocen, referencji, pochwał, informacji o jakości wykonywania obowiązków ani opisu konfliktu z pracodawcą. Treść dokumentu ogranicza się do danych przewidzianych przepisami.
Jak wygląda świadectwo pracy i co zawiera?
Dokument powinien być czytelny i oparty na rzeczywistym przebiegu zatrudnienia. W praktyce obejmuje dane pracodawcy i pracownika, informacje o okresie zatrudnienia, rodzaju pracy, stanowiskach, wymiarze czasu pracy oraz sposobie ustania stosunku pracy.
Pracodawca wpisuje również dane potrzebne do ustalenia wykorzystanych uprawnień pracowniczych. Mogą one dotyczyć urlopu wypoczynkowego, urlopu bezpłatnego, urlopów związanych z rodzicielstwem, zwolnienia na opiekę nad dzieckiem, niezdolności do pracy czy okresów nieskładkowych.
Najważniejsze grupy informacji przedstawiają się następująco:
- Dane identyfikacyjne – informacje pozwalające zidentyfikować pracodawcę i pracownika.
- Przebieg zatrudnienia – okresy pracy, rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska i wymiar czasu pracy.
- Sposób ustania stosunku pracy – tryb i podstawa prawna rozwiązania umowy albo okoliczności jej wygaśnięcia.
- Wykorzystane uprawnienia – między innymi urlopy, zwolnienia od pracy i liczba dni wynagrodzenia chorobowego przewidzianego w art. 92 Kodeksu pracy.
- Inne informacje wymagane przepisami – na przykład okres pracy w szczególnych warunkach, czynnej służby wojskowej, zajęcia wynagrodzenia lub niewypłaconych należności pracowniczych.
Nie wszystkie dane pojawiają się automatycznie. Część informacji pracodawca wpisuje wyłącznie na pisemny lub elektroniczny wniosek pracownika:
| Dane obowiązkowe z mocy prawa | Dane wpisywane na wniosek pracownika |
|---|---|
| Okres i rodzaj zatrudnienia | Wysokość i składniki wynagrodzenia |
| Zajmowane stanowiska i wymiar czasu pracy | Uzyskane kwalifikacje |
| Tryb rozwiązania umowy albo podstawa jej wygaśnięcia | Inne dane tylko wtedy, gdy przepisy wyraźnie na to pozwalają |
| Urlopy, zwolnienia i okresy niezdolności do pracy wymagane przepisami | Informacje, o które pracownik wystąpił w przewidzianej formie |
Świadectwo pracy dotyczy wyłącznie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy. Po zakończeniu umowy zlecenia, umowy o dzieło albo współpracy B2B nie wydaje się świadectwa pracy.
Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy?
Jeżeli pracodawca nie zamierza zawrzeć z pracownikiem kolejnej umowy o pracę w ciągu 7 dni, świadectwo powinien wydać w dniu ustania stosunku pracy. Decyduje data rozwiązania lub wygaśnięcia umowy, a niekoniecznie ostatni dzień faktycznego wykonywania pracy. Dokument może więc być należny także wtedy, gdy stosunek pracy kończy się podczas urlopu albo zwolnienia lekarskiego.
Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie dokumentu w tym dniu nie jest możliwe, pracodawca ma 7 dni od upływu podstawowego terminu na przesłanie świadectwa operatorem pocztowym albo doręczenie go w inny sposób. Sama zła organizacja pracy czy opóźnienie osoby zajmującej się kadrami nie powinny automatycznie usprawiedliwiać zwłoki.
Wydanie świadectwa nie może być uzależnione od zwrotu laptopa, telefonu, samochodu służbowego ani podpisania karty obiegowej. Roszczenia dotyczące mienia pracodawca powinien rozpatrywać niezależnie.
Jeżeli ten sam pracodawca zawiera z pracownikiem kolejną umowę w ciągu 7 dni, świadectwo za poprzedni okres wydaje na wniosek pracownika. W takim przypadku ma na to 7 dni od otrzymania wniosku. Dokument może zostać sporządzony w postaci papierowej albo elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Co zrobić, gdy świadectwo pracy zawiera błędy?
Po otrzymaniu dokumentu należy sprawdzić przede wszystkim daty, stanowiska, wymiar etatu, tryb rozwiązania umowy i informacje o wykorzystanych uprawnieniach. Procedura sprostowania wygląda następująco:
- W ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracownik składa pracodawcy wniosek o jego sprostowanie.
- Pracodawca ma 7 dni na uwzględnienie wniosku i wydanie nowego dokumentu albo na przekazanie zawiadomienia o odmowie.
- Po odmowie pracownik może w ciągu 14 dni wystąpić do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa.
- Jeżeli sąd uwzględni żądanie, pracodawca wydaje poprawione świadectwo w terminie 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia.
Przed złożeniem wniosku sprawdź w szczególności:
- poprawność imienia, nazwiska i pozostałych danych identyfikacyjnych,
- datę rozpoczęcia i zakończenia każdego okresu zatrudnienia,
- wymiar etatu oraz wszystkie zajmowane stanowiska,
- tryb i podstawę prawną rozwiązania albo wygaśnięcia umowy,
- liczbę wykorzystanych dni urlopu i zwolnień od pracy,
- informacje o urlopach rodzicielskich, wychowawczych i bezpłatnych,
- dane o okresach niezdolności do pracy i innych uprawnieniach.
Po upływie 14 dni również można zwrócić się do pracodawcy o poprawienie dokumentu, ale pracodawca nie musi wtedy uwzględnić wniosku w zwykłym trybie. Jeżeli sam pracodawca zauważy błąd, powinien przygotować nowe świadectwo zgodne ze stanem faktycznym.
Co grozi za niewydanie świadectwa pracy?
Pracownik może wystąpić do sądu pracy o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa. W określonych sytuacjach może także złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy.
Niewydanie dokumentu w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z przekazanymi materiałami, do 7 lipca 2026 r. grozi za nie grzywna od 1000 zł do 30 000 zł, a od 8 lipca 2026 r. – od 2000 zł do 60 000 zł. Przy stosowaniu tych kwot trzeba uwzględnić datę obowiązywania aktualnych przepisów.
Na podstawie art. 99 Kodeksu pracy pracownik może również żądać odszkodowania za szkodę wynikającą z niewydania świadectwa w terminie albo wydania dokumentu niewłaściwej treści. Odszkodowanie odpowiada wynagrodzeniu za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, maksymalnie za 6 tygodni. Sam błąd w dokumencie nie wystarcza. Pracownik musi wykazać szkodę oraz związek przyczynowy między nieprawidłowością a brakiem możliwości podjęcia pracy.
Najważniejsze jest sprawdzenie dokumentu zaraz po jego otrzymaniu. Świadectwo pracy powinno przedstawiać wyłącznie fakty wymagane przez przepisy, a ewentualne błędy najlepiej zgłosić w ustawowym terminie 14 dni.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawie konkretnego przypadku, zwłaszcza sporu z pracodawcą, warto skonsultować się z prawnikiem prawa pracy lub właściwą instytucją.
