Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę?

Wypowiedzenie umowy o pracę przygotuj na piśmie, opatrz własnoręcznym podpisem i doręcz pracodawcy w sposób pozwalający potwierdzić odbiór. Pracownik nie musi podawać przyczyny rozwiązania umowy. Zwykły e-mail ani skan dokumentu nie zachowują formy pisemnej.

Jakie elementy musi zawierać wypowiedzenie?

Wypowiedzenie umowy o pracę jest jednostronnym oświadczeniem woli. Oznacza to, że zgoda pracodawcy nie jest potrzebna, aby dokument wywołał skutek. Pismo powinno jasno wskazywać, kto wypowiada umowę i której umowy dotyczy.

W dokumencie umieść:

• Miejscowość i datę sporządzenia pisma.
• Dane pracownika oraz pracodawcy, w tym nazwę firmy i adres.
• Jednoznaczne oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę.
• Datę zawarcia umowy, a w razie potrzeby także jej rodzaj.
• Informację o okresie wypowiedzenia, jeżeli chcesz ją wskazać.
• Własnoręczny podpis pracownika.

Pracownik składający zwykłe wypowiedzenie nie ma obowiązku wyjaśniania, dlaczego odchodzi. Przyczyna jest wymagana w innych trybach, na przykład przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia przez pracownika. Wzór może wyglądać tak:

[miejscowość, data]

[imię i nazwisko pracownika]
[adres pracownika]

[nazwa pracodawcy]
[adres pracodawcy]

WYPOWIEDZENIE UMOWY O PRACĘ

Niniejszym wypowiadam umowę o pracę zawartą dnia [data zawarcia umowy] pomiędzy mną a [nazwa pracodawcy], z zachowaniem obowiązującego okresu wypowiedzenia.

[własnoręczny podpis pracownika]

Możesz przygotować dwa egzemplarze. Na kopii przeznaczonej dla siebie poproś o potwierdzenie daty odbioru, podpis osoby przyjmującej oraz pieczęć firmy, jeśli jest używana.

Jaki jest okres wypowiedzenia?

Przy umowie na czas określony lub nieokreślony długość okresu wypowiedzenia zależy od stażu pracy u danego pracodawcy. Podstawowe okresy wynikają z Kodeksu pracy:

Okres wypowiedzenia liczony w miesiącach rozpoczyna się pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doręczono pismo, i kończy się ostatniego dnia miesiąca. Okres liczony w tygodniach kończy się w sobotę, a zaczyna od niedzieli następującej po doręczeniu wypowiedzenia.

Od 2026 roku przy ustalaniu stażu mogą mieć znaczenie także niektóre wcześniejsze okresy wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług, umowy agencyjnej lub prowadzenia działalności gospodarczej. Dotyczy to okresów spełniających warunki określone w art. 302¹ Kodeksu pracy, w szczególności związanych z opłacaniem składek emerytalnych i rentowych. Znaczenie mają okresy pracy na rzecz tego samego podmiotu, dlatego w razie wątpliwości trzeba sprawdzić dokumenty potwierdzające zatrudnienie i podleganie ubezpieczeniom.

Jak dostarczyć wypowiedzenie pracodawcy?

Liczy się nie tylko sporządzenie pisma, lecz także jego skuteczne doręczenie. Oświadczenie wywołuje skutek, gdy pracodawca otrzyma je w sposób umożliwiający zapoznanie się z treścią. Postępuj według następujących kroków:

1. Ustal właściwy okres wypowiedzenia i sprawdź, od kiedy będzie liczony.
2. Wypełnij dokument, wydrukuj go i podpisz własnoręcznie.
3. Doręcz pismo osobiście, prosząc o potwierdzenie odbioru na swojej kopii.
4. Jeżeli przekazujesz dokument pocztą, wyślij go listem poleconym za potwierdzeniem odbioru i zachowaj dowód nadania.
5. Przechowuj kopię wypowiedzenia, potwierdzenie odbioru oraz korespondencję dotyczącą doręczenia.

Formę elektroniczną można zachować tylko wtedy, gdy oświadczenie zostanie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Skan podpisanego pisma, zdjęcie dokumentu ani treść zwykłego e-maila nie są bezpiecznym zamiennikiem pisma w formie pisemnej.

Jeżeli pracodawca odmawia przyjęcia dokumentu, nie oznacza to automatycznie, że wypowiedzenie jest nieskuteczne. Najbezpieczniej wysłać je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Możesz też zadbać o obecność świadka przy próbie wręczenia pisma i zachować dowody wskazujące, że pracodawca mógł zapoznać się z jego treścią.

Na co uważać?

Nie myl wypowiedzenia z porozumieniem stron. Wypowiedzenie jest jednostronne i nie wymaga akceptacji pracodawcy. Porozumienie stron wymaga natomiast zgodnych oświadczeń obu stron oraz ustalenia daty rozwiązania umowy.

Pracownik nie musi uzasadniać zwykłego wypowiedzenia. Pracodawca ma szersze obowiązki formalne. Przy wypowiedzeniu umowy na czas nieokreślony powinien wskazać przyczynę, a przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia przyczyna również musi wynikać z treści oświadczenia i odpowiadać ustawowym przesłankom.

Sprawdź także datę zakończenia zatrudnienia. Błędne obliczenie ostatniego dnia pracy może powodować problemy z rozliczeniem wynagrodzenia, urlopu i świadectwa pracy. Jeżeli sprawa dotyczy sporu o termin, szczególnych podstaw rozwiązania umowy albo nieprawidłowego świadectwa pracy, warto skonsultować dokument z prawnikiem prawa pracy.

Przed złożeniem pisma sprawdź:

• czy dokument zawiera datę, dane obu stron i jasne oświadczenie o wypowiedzeniu,
• czy wskazana umowa została prawidłowo zidentyfikowana,
• czy okres wypowiedzenia odpowiada stażowi u pracodawcy,
• czy dokument został własnoręcznie podpisany,
• czy masz kopię pisma i dowód jego doręczenia.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W szczególnie skomplikowanej sytuacji, zwłaszcza w razie sporu z pracodawcą, skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.